FAQ - Horizon 2020

Co je H2020?

H2020 je program EK (Evropské komise), který poskytuje grantové prostředky na období 2014 – 2020.

Kde najdu k H2020 potřebné informace?

Veškeré informace jsou na stránkách Evropské komise Participant Portal.

Kdo se může účastnit?

Univerzity, VVI, výzkumná centra a další právnické osoby (malé a střední podniky jako součásti konsorcií – například).

Kdo má nárok na financování?

Instituce ze členských zemí EU, přidružené státy a některé třetí země (specifikováno u konkrétních výzev).

Co je MSCA H2020?

Marie Sklodovska-Curie H2020 je program na podporu mobilit doktorandů a vědeckých sil bez věkového omezení. Vědecké síly mohou být jakékoliv národnosti.

Jaké jsou typy MSCA programů (actions)?

ITN – sítě institucí poskytující trénink doktorandů, obvykle jsou partnery univerzity, výzkumná centra a neakademická pracoviště – firmy z  minimálně tří států. Granty na 48 měsíců, podpora doktorandům v délce 3-36 měsíců.

IF - Individual Fellowships – podpora mobility jednotlivce  - excelentního  vědce s Ph.D. žádost podává instituce, která chce vědce přijmout na své pracoviště, supervizor spolupracuje na přípravě žádosti o projekt. Doba trvání je 12-24 měsíců, existuje několik podprogramů.

COFUND – žádosti o tyto typy projektů podávají nejčastěji ministerstva či grantové agentury a poté vypisují výběrová řízení přímo na volné pozice, například doktorandská místa.  Volné pozice se inzerují například na portálu www.euraxess.cz  a na stránkách MSCA.

RISE – společné výzkumné a inovační aktivity založené na výměně vědeckých pracovníků mezi výzkumnými  institucemi  a podniky (secondments, mezisektorová spolupráce) nebo mezi evropskými a mimoevropskými organizacemi (mezinárodní spolupráce). Mimo jiné má projekt umožnit networking, organizování konferencí a workshopů, sdílení zkušeností, zlepšování dovedností . Max  540 člověkoměsíců/4 roky/2,43 mil. EUR.

Jaká je míra financování pro MSCA? Jak sestavit rozpočet tohoto typu projektu?

Míra financování je 100%.

MSCA používá pevné jednotkové sazby, proto sestavení rozpočtu je velmi snadné, a to na základě  početu požadovaných  člověkoměsíců . Pro jednotlivé typy programu MSCA jsou stanoveny jednotkové sazby, přičemž rozpočtová položka Living allowance je upravována koeficientem státu. Koeficient zohledňuje životní náklady v zemi pobytu vědce.

Pro příklad – pro ITN projekty je sazba za člověkoměsíc následující:

Living allowance  3 110 EUR * korekční koef. země pobytu

Mobility allowance 600 EUR

Family allowance 500 EUR

Living allowance je třeba vždy zdanit a zaplatit z této částky odvody na sociální a zdravotní pojištění. Mobility allowance může být přičtena k living allowance a vyplacena a zdaněna jako součást mzdy. Pokud je zdaněna (součást mzdy), může tedy být de facto utracena za cokoliv.

Pro instituci, pracoviště vědce, náleží 1800 EUR na náklady spojené s výzkumem a cestováním a dále 1200 EUR na management a režijní náklady.

Poslední položka, 1200 EUR, bývá často z části převedena na instituci, která projekt koordinuje (např. 50%).  

V těchto projektech se kontroluje vyplacení správných částek doktorandům (či  vědcům), ostatní náklady kontrolovány nejsou.

Co potřebuji k sepsání žádosti o individuální grant MSCA?

Je třeba najít zahraničního školitele a instituci, která Vás musí chtít k sobě vzít a podílet se na přípravě žádosti o grant. Co se vědecké části žádosti týče, sepisuje ji „stážista“, budoucí školitel ale musí řádně popsat hostitelské pracoviště a hlavně musí napsat, co Vás naučí, čím pro Vás bude tento pobyt jedinečný a to nejen z vědeckého hlediska. Popsat je třeba i další vzdělávání, které Vám instituce poskytne, např. jazykové, genderové, doplňkové letní školy, možnosti stáží apod.

Kolaborativní projekty

Potřebujeme dělat pro kolaborativní projekty H2020 výkazy práce – time sheets?

Ano, potřebujete. Ovšem množství požadavků na tyto výkazy je menší. Pro pracovníky, kteří pracují na projektu na plný úvazek, stačí vyplnit Declaration.

• Aktuální vzorový TS http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_time-records_en.pdf
• Prohlášení pro zaměstnance, kteří pracují pouze pro daný projekt http://europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_decl_excl-work_en.pdf

Pozor na to, že TS musí být každý měsíc podepsaný, se správným datem a správnými osobami!

Jak správně vykázat mzdové náklady v projektech H2020?

1. Zaměstnanec musí mít uzavřený pracovně – právní vztah s institucí, která vykazuje jeho náklady. Tedy musí mít pracovní smlouvu, DPP či DPČ.
2. Zapojení zaměstnance do projektu  H2020 nemá znamenat nárůst mzdové úrovně zaměstnance – nemělo by to znamenat, že si najednou vydělá víc. Pokud zaměstnanec nemá v instituci „mzdovou historii“, tak se mzda může nastavit, jak je potřeba (a jak je pro takového zaměstnance/pozici obvyklé).
3. Uznatelný náklad se počítá vzorcem:Produktivní hodiny na projektu   x   průměrná hodinová sazba za minulé uzavřené finanční období
4. Produktivní hodiny na projektu stanovíme z výkazů práce.

Pro výpočet hodinové sazby použijeme výdělek, který za minulé uzavřené finanční období zahrnuje pouze tarif a další mandatorní složky mzdy a pravidelné obvyklé odměny (které se „rozpadají“ na všechny zdroje). Pokud by se ovšem vyplácela smluvní mzda, počítáme s touto mzdou. Stejně pokud by tarif byl ve výši reálných příjmů zaměstnance, stačí počítat s tímto tarifem.  Pro výpočet hodinové sazby poté vydělíme roční mzdové náklady ročními produktivními hodinami (reálnými nebo 1720, pro všechny projekty na instituci stejně, možno kombinovat pro různé typy zaměstnanců).

Jak správně spočítat průměrnou hodinovou sazbu za minulé období, když se u zaměstnance vyskytuje pracovní smlouva i DPP a nebo DPČ?

Tyto případy se stávají poměrně běžně, správný postup ale zatím není znám. Ani není jasné, jak postupovat v případě, že v následujícím roce má zaměstnanec pouze DPP – je zde třeba dodržet sazbu z minulého období? V těchto případech je praktické a bezpečné použít pro DPP a PDČ stejnou nebo alespoň podobnou hodinovou sazbu, jaká vychází zpětným výpočtem za uplynulé uzavřené účetní období.

Máme na instituci zavedenou praxi „nadúvazku“, tj. součet úvazků jedné osoby je 1,2 nebo např. 1,5 nebo 2…

Poměrně často vznesený dotaz. S nadúvazky ale zkušenosti nemáme ani bychom jejich používání neporučili.

Čistě teoreticky, zřejmě se musí používat metoda počítání reálných odpracovaných produktivních hodin (ne 1720) a všechny úvazky je také třeba sečíst.

Jak si správně sestavit rozpočet projektu?

Je třeba si hlavně stanovit rozpočet tak, aby pokryl náklady prací, které jsou v projektu naplánovány. Za druhé je většinou třeba respektovat (nebo připomínkovat) celkovou výši rozpočtu, který koordinátor partnerovi v projektu „přidělí“. A tuto sumu je pak nutno co nejlépe rozdělit na jednotlivé nákladové skupiny, tj. na osobní náklady, materiál, cestovné, služby, subdodávky, eventuálně investice a připočíst režie.

V případě osobních nákladů se plánuje celková suma a také takzvané PM (personmonths, člověkoměsíce). Koordinátor má někdy tendenci, i třeba s dobrým úmyslem usnadnit ostatním práci, stanovit průměrnou měsíční mzdu, která pak pomůže napočítat PM. Ovšem stává se velmi často, že je tato hodnota pro některé země nereálná – například 5000 EUR/měsíc je pro ČR moc a pro Švédsko málo. V ČR není tedy možné pracovat s těmito doporučenými sazbami, ale s reálně očekávanými mzdovými náklady a zde je třeba pamatovat také na to, že nelze členovi výzkumného týmu navýšit mzdu jen proto, že pracuje na projektu H2020. Takže u stávajících zaměstnanců je třeba se řídit výší jejich mzdy v době plánování rozpočtu projektu.

S jakým směnným kurzem v projektu pracovat?

V době plánování rozpočtu doporučujeme používat „konzervativní kurz“, tj. v době, kdy je např. 27 Kč/EUR plánovat s kurzem 26 Kč/EUR. Pro vyúčtování (Periodic nebo Final Financial Report) se počítá s průměrným kurzem Evropské centrální banky za dobu řešení projektu – výpočet průměrného kurzu: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graph-czk.en.html

Je třeba u nárokování cestovních nákladů dodržovat nějaké pravidla?

Ano.

Cestující osoba musí mít pracovně právní vztah na projektu (úvazek, DPP, DPČ).

Musí se jednat o takzvanou aktivní účast vědce – tj. musí se aktivně účastnit jednání např. na project meetingu, mít ústní prezentaci/poster na konferenci, podepsat prezenční listinu a vykázané náklady musí být doloženy způsobem, jaký je na instituci obvyklý. Je také třeba se chovat úsporně, obzvlášť u zahraničních cest za oceán (drahých cest). EK obvykle v těchto případech uzná cestovní náklady pouze jednomu účastníkovi. Pokud je třeba, aby cestovalo více osob, doporučujeme toto předem domluvit s PO (Project Officer). Tento úředník je ale v kontaktu s koordinátorem projektu, proto se tyto dotazy řeší obvykle přes koordinátora projektu.

Nákup investic – je možné je dát celé do nákladů?

Dle pravidel se do nákladů započítávají pouze odpisy. Proto je potřebné investici nakoupit hned na začátku projektu, nejlépe hned v prvním měsíci projektu. Potom v případě investice z ne nejkratší odpisové skupiny, jež je tříletá, a při obvyklé délce projektu 36 měsíců bude možné nákup investice zcela pokrýt z prostředků projektu.

Je třeba dodržovat pravidla určená pro nákup investic běžná na instituci (a místní zákony a předpisy).

Jak je to s auditem na projektech H2020?

Audit je třeba nechat udělat v případě, že přímé náklady projektu (tedy bez režií) překročí 325 000 EUR. Audit stačí dělat jen jeden na konci projektu, nebo se mohou nechat udělat audity dva (například po prvním vykazovacím období a na konci projektu). Náklad se ovšem může uplatnit až na konci projektu a patří do přímých nákladů projektu ( Other Direct Costs, NE do Subcontracts).

Auditu se v H2020 říká CFS – Certificate on Financial Statement

Pokud se v instituci auditor „soutěží“, je třeba nespoléhat pouze na nejnižší cenu, ale i na relevantní zkušenosti auditora v ČR.

Koordinátor projektu mě chce přizvat po účasti na projektu – co mám dělat?

Za prvé máte mít radost, již nemusíte hledat výzvu ani partnery do projektu.

Za druhé – poskytnete koordinátorovi PIC číslo Vaší organizace. Pokud náhodou toto číslo organizace nemá, je třeba ji zaregistrovat na Participant Portalu (zajistí zástupce vaší organizace tzv. LEAR (Legal Entity Appointed Representative).

Zároveň, i Vy sami musíte být zaregistrováni na Participant Portal, kde pak zadáváte části projektové žádosti, které se Vás týkají. Je ale i možné, že bude chtít koordinátor na PP zadat vše sám a Vy budete pouze posílat svoje části žádosti mailem.  Každopádně by ale k žádosti měl mít přístup někdo z „administrativy“ Vaší instituce, aby mohl zadat a zkontrolovat obecné údaje za vaši organizaci.

Uvedené odpovědi byly vypracovány oddělením VaV v rámci projektu KOMPAS a nepředstavují oficiální stanovisko Evropské komise.