Řešitel je povinen s finančními prostředky nakládat hospodárně a v souladu s obecně platnými závaznými právními předpisy.
Obecná pravidla
- Řešitel je povinen ověřit, že cena za danou službu/položku je nejvýhodnější (obsahuje všechny požadavky a zároveň je nejnižší).
- V případě nákupu drogistického zboží nebo kancelářských potřeb jako první zkontrolujte, zda požadované položky nejsou na skladě VŠCHT (v MISu: Interní objednávky – Katalog). Pokud ano, sepište si jejich seznam (číslo položky, počet kusů) a zašlete ho včas na e-mail pkc@vscht.cz (nezapomeňte uvést specifikaci vašeho projektu). Pouze položky, které na skladě nejsou, lze nakupovat externě.
- Finanční prostředky jsou přiděleny pouze pro jeden kalendářní rok a nelze je převádět do roku následujícího. Veškeré účetní doklady musí být předány na Poradenské a kariérní centrum nejpozději do 15. prosince daného roku.
Tipy
• Řešte vše včas. Zpracování požadavků nějakou dobu trvá, kvůli vnitřním procesům jednotlivých oddělení (proplatit fakturu nebo vydat zálohu může trvat i několik dní).
• Pokud si nejste ohledně nějaké platby či smlouvy jistí, zeptejte se.
• Při komunikaci uvádějte název vašeho projektu + SIGA – pamatujte, že nejste jediní, kdo má projekt a řeší jeho finance :)
Doklady a platby
Daňový doklad = účtenka, faktura – musí vždy obsahovat:
• identifikační údaje prodávajícího (název firmy, adresa, IČ, popř. DIČ)
• rozpis jednotlivých položek (název položky + cena za položku)
• vyčíslení DPH
• celkovou cenu
• formu úhrady (hotově, kartou, u faktur převodem na účet)
Faktura navíc musí obsahovat:
• údaje kupujícího, tj. VŠCHT Praha (bez vašeho jména! pozor na internetové obchody, které údaje doplňují automaticky na základě předchozích objednávek apod.)
Vysoká škola chemicko-technologická v Praze
Technická 5
166 28 Praha 6
IČ: 60461373
DIČ: CZ60461373
• číslo účtu prodávajícího
• datum akce, popř. další podrobnosti dle domluvy
Nelze proplácet: alkoholické nápoje, pohonné hmoty.
Při částce nad 20 000 Kč (bez DPH) musí být předem vystavena objednávka – informujte se včas na PKC.
- Platby v hotovosti: Budou proplaceny na základě vyúčtování, které je nutno předložit bez zbytečného odkladu (nejpozději do 8. dne následujícího měsíce). Na platby v hotovosti je možné obdržet finanční zálohu předem.
- Platby na fakturu: Faktury je možné hradit samostatně a nechat si následně proplatit. Rovněž je možné nechat fakturu zaplatit napřímo VŠCHT – v takovém případě je nutné ji dostatečně včas (ideálně obratem po obdržení) zaslat na PKC.
- Pozor:
• Platba zálohových faktur z e-shopů není možná, avšak mnoho obchodů vystavuje pro firmy fakturu se splatností (informujte se předem na PKC).
• VŠCHT neumožňuje platbu kauce. Pokud dodavatel vyžaduje zaplacení kauce, je nutné, aby ji studenti/organizátoři akce uhradili sami. Doporučujeme zajistit si řádné potvrzení o zaplacení i vrácení kauze.
• U větších internetových obchodů s elektronikou má škola účet, na který můžete nakupovat se slevou.
- Výplaty stipendií: Studentům VŠCHT Praha řádně zapsaným ke studiu vypomáhajícím na akci je možné hradit odměnu formou stipendia. Výplata stipendií probíhá zpětně, po akci, poukázáním na účet daného studenta. K vyplacení stipendií si řešitel připraví jmenný seznam studentů (jméno, příjmení, fakulta, stupeň studia, částka).
- Dohody o provedení práce pro členy řešitelského týmu i pro externisty je potřeba řešit nejpozději 14 dní před akcí. Obraťte se včas na PKC.
- Dohody o provedení práce, dohody o dílo, smlouvy, pronájmy a závazné objednávky musí podepisovat kvestor VŠCHT Praha. Přijďte se poradit a řešte je včas.
Vyúčtování
- Pro odevzdávání si připravte všechny potřebné doklady, ideálně si vytvořte přehledovou tabulku dokladů s částkami a celkovým součtem, dle rozpočtu projektu. Pokud již byly některé výdaje uhrazeny, označte je.
- Domluvte si termín, kdy zanesete vyúčtování na PKC (na vyúčtování je nutné se připravit i ze strany PKC).
Administraci projektů zajišťuje Poradenské a kariérní centrum.
V případě potřeby se na nás neváhejte obrátit!